Det er fantastisk at bruge Microsoft 365 Copilot, men du skal passe på, at den ikke deler dine fortrolige dokumenter til de forkerte kolleger. Ved at bruge et par enkle greb kan du sikre, at jeres data forbliver private og trygge.
Her læse du, hvordan du nemt lukker de digitale døre i din virksomhed.
Gør sikkerheden automatisk for alle
Når vi deler dokumenter i dag, kommer vi ofte til at give adgang til alt for mange mennesker på én gang. I stedet for at dele med “alle i organisationen” eller “alle med linket” som standard, bør du overveje at ændre indstillingen til “specifikke personer”.
Forestil dig, at du holder en privat fest.
I stedet for at lade hoveddøren stå vidåben for hele byen, vælger du præcis, hvem der får en invitation i hånden.
Det er præcis det, denne indstilling gør for dine dokumenter.
Skjul de farlige knapper
Nogle gange er det bedst at fjerne fristelsen helt.
Ved at fjerne muligheden, tvinger du brugerne til at være mere forsigtige.
Det betyder, at en medarbejder ikke ved et uheld kan trykke på en knap, der gør et dokument synligt for bl.a. hele kontoret.
Det svarer lidt til at sætte en børnesikring på en stikkontakt. Du fjerner ikke strømmen, men du sørger for, at ingen kommer galt afsted ved en fejl. Det skaber en tryghed for både medarbejderen og virksomheden.
Opsamling og næste skridt
Governance i Copilot handler ikke kun om kompliceret IT, men om sunde vaner. Ved at begrænse hvem der ser hvad, får i det fulde udbytte af AI uden at bekymre jer om lækkede oplysninger.
To vigtige ting du kan gøre :
- Skift standardindstillingen for deling til “specifikke personer”.
- Fjern muligheden for at dele med hele organisationen på én gang.